REGLEMENT VAN DE BEWONERSCOMMISSIE DE COMPONIST
ARTIKEL 1: NAAM EN ZETEL
1. De Bewonerscommissie de Componist is gevestigd te Den Haag en is opgericht d.d. 1 september 2024
ARTIKEL 2: BEGRIPSBEPALINGEN
1. Bewoner: De huurder, die een huurovereenkomst met Woonzorg Nederland heeft voor een woning in het complex de Componist in Den Haag en zijn huisgenoten.
2. Bewonerscommissie de Componist: Wordt in het Reglement aangeduid als commissie.
ARTIKEL 3: GRONDSLAG
1. De commissie vertegenwoordigt alle bewoners van het complex de Componist in Den Haag.
ARTIKEL 4: DOELSTELLING
1. De commissie stelt zich ten doel het woon- en leefgenot zowel in het complex als in de directe nabijheid daarvan te bevorderen en in stand te houden.
2. De commissie tracht deze doelstelling onder meer te bereiken door de volgende activiteiten, die niet in strijd mogen zijn met de grondslag en de doelstelling van de commissie zoals deze zijn omschreven in artikel 3 en artikel 4 – lid 1, te ontwikkelen:
a. De behandeling en ondersteuning van algemene klachten en wensen van de huurders.
b. Het onderhouden van contacten met de bewoners van de Componist
d. Het onderhouden van contacten met de overige plaatselijke commissies, verenigingen e.d. van bewoners en huurders.
e. Het onderhouden van contacten en het voeren van overleg met de verhuurder, Woonzorg Nederland.
f. Het leggen van contacten en het voeren van overleg met (plaatselijke) overheden en organisaties.
g. Het toepassen van alle andere wettige middelen die voor het doel bevorderlijk kunnen zijn voor de ontwikkeling en de instandhouding van de commissie.
ARTIKEL 5: SAMENSTELLING EN BENOEMING VAN DE COMMISSIE
1. De leden van de commissie worden gekozen door de bewoners van de Componist en moeten zelf bewoner van het genoemde flatgebouw zijn. De commissie bestaat uit ten hoogste zeven leden.
2. De leden van de commissie zijn leden in de zin van de wet.
3. Voor het lidmaatschap van deze commissie komen bewoners in aanmerking die zich willen onderwerpen aan de regels van dit Reglement en die voldoen aan Artikel 5 – lid 1.
4. De zittingstermijn van een lid van de commissie bedraagt drie jaar, waarna herverkiezing mogelijk is.
ARTIKEL 6: ONDERLINGE TAAKVERDELING
1. Ieder lid ontvangt bij zijn benoeming tot lid van de commissie een exemplaar van het Reglement.
2. Van de leden wordt verwacht, dat zij:
a. Aan de commissievergaderingen zullen deelnemen.
b. Vragen, suggesties en klachten van medebewoners tijdens de commissievergadering aan de orde zullen stellen.
c. Medewerking verlenen aan de door de commissie uit te voeren activiteiten.
3. Op verzoek van het bestuur kan een commissielid aangesteld worden om zich, namens de commissie, beschikbaar te stellen voor het bijwonen van de z.g. achterbanvergaderingen en verslag daarvan te doen tijdens de commissievergadering.
ARTIKEL 7: EINDE LIDMAATSCHAP
1. Het lidmaatschap eindigt door:
a. Na verloop van de zittingsduur.
b. Overlijden.
c. Tussentijdse opzegging.
d. Opzegging namens de commissie. Dit kan het gevolg zijn van: wanneer een lid heeft opgehouden te voldoen aan de gestelde vereisten aan het lidmaatschap vermeld in dit Reglement, zijn verplichtingen jegens de commissie niet nakomt, alsook wanneer redelijkerwijs van de commissie niet gevraagd kan worden om het lidmaatschap te laten voortduren.
e. Ontzetting. Dit kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met het Reglement of besluiten van de commissie handelt, of de commissie op onredelijke wijze benadeelt. De ontzetting geschiedt door het bestuur.
2. De opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts schriftelijk plaatsvinden met inachtneming van een opzeggingstermijn van vier weken.
3. De opzegging namens de commissie vindt plaats door het bestuur.
4. De ontzetting uit het lidmaatschap gebeurt door het bestuur.
ARTIKEL 8: BESTUUR
1. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter, secretaris, penningmeester en zo nodig een of meer algemene leden. De bestuursleden zijn meerderjarig.
2. De benoeming van bestuursleden geschiedt uit één of meer bindende voordrachten, behoudens het bepaalde in lid 3. Tot het opmaken van zulk een voordracht zijn zowel het bestuur als twee leden bevoegd. De voordracht van het bestuur wordt bij de oproeping van de jaarvergadering meegedeeld. Een voordracht door twee of meer leden moet voor aanvang van die vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend.
3. Aan elke voordracht kan het bindend karakter worden ontnomen door een met tenminste twee-derde van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van de vergadering, genomen in een vergadering waarin tenminste twee-derde van de leden vertegenwoordigd is.
4. Is er geen voordracht opgemaakt, of besluit de vergadering overeenkomstig het voorgaande lid aan de opgemaakte voordrachten het bindend karakter te ontnemen, dan is de vergadering vrij in haar keuze.
5. Indien er meer dan één bindende voordracht is, geschiedt de benoeming uit die voordrachten.
6. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn benoeming periodiek volgens rooster af. Dat rooster is samengesteld als volgt: in het eerste jaar na het actueel worden van dit Reglement de voorzitter, in het tweede jaar de penningmeester en het algemeen lid, en in het derde jaar de secretaris. De aftredende bestuursleden kunnen zich direct herkiesbaar stellen. Degene die in een tussentijdse bestuursfunctie wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in.
7. Ieder bestuurslid, ook wanneer hij/zij voor een bepaalde tijd is benoemd, kan te allen tijde door de commissie met schriftelijke opgave van redenen worden ontslagen.
8. Een bestuurslid kan meer dan één functie bekleden, indien er voor een vacante functie geen vervanger direct kan worden verkregen.
9. Bestuursvergaderingen worden gehouden zo vaak het bestuur dit nodig oordeelt.
ARTIKEL 9: BESTUURSTAAK
1. Behoudens de beperkingen volgens het Reglement is het bestuur belast met het besturen van de commissie.
2. Indien het aantal bestuursleden beneden de drie personen is gedaald, blijft het bestuur bevoegd. Het bestuur is echter verplicht om zo spoedig mogelijk een vergadering te beleggen waarin de voorziening in de open plaats, of de open plaatsen, aan de orde komt.
ARTIKEL 10: BESTUURSFUNCTIES
1. De voorzitter heeft tot taak:
a. De leiding van de gehele gang van zaken van de commissie.
b. Het leiden van de vergaderingen van de commissie. Hij draagt zorg voor de naleving van het Reglement en ziet erop toe dat de bewonerscommissie haar taak naar vermogen uitvoert.
1A. Bij afwezigheid van de voorzitter kiest de commissie uit haar midden een plaatsvervanger. Deze neemt, voor de duur van de vervanging, de taak en de bevoegdheden van de voorzitter over.
1B. In afwijking van de wettelijke regeling is het oordeel van de voorzitter omtrent de totstandkoming en inhoud van een besluit niet beslissend.
2. De secretaris heeft tot taak:
a. Van het verhandelde in elke commissievergadering maakt hij, of door een ander door de voorzitter daartoe aangewezen persoon, een verslag dat door de eerstvolgende ledenvergadering goedgekeurd en vastgesteld wordt. Hierna ondertekent zowel de voorzitter als de secretaris het verslag voor akkoord.
b. De ledenadministratie actueel te houden.
c. Het voeren van de correspondentie ten behoeve van de commissie.
d. Ervoor te zorgen dat ieder bewoner regelmatig schriftelijk op de hoogte wordt gehouden van en met de zaken waarmee de commissie zich bezighoudt en/of die afgedaan zijn.
e. Om elke keer na twee jaar – of zo nodig tussentijds – een schriftelijke enquête onder de bewoners te houden. Daarin kan iedere bewoner zijn klachten, ideeën, suggesties, voorstellen om zijn en onze woon- en leefomgeving te verbeteren aangeven.
f. Verder zorg te dragen voor een goede secretariaatsvoering, waaronder het beheer van het archief.
g. Bij het neerleggen van zijn/haar functie alle bij de functie behorende documenten in goede staat over te dragen aan zijn opvolger.
3. De penningmeester heeft tot taak:
a. Het beheer van de financiële middelen van de commissie en het bijhouden van de financiële administratie.
b. Het aanvragen en innen van subsidies.
c. Jaarlijks aan de commissie te rapporteren over de financiële positie en stelt daartoe in het begin van elk nieuw kalenderjaar een financieel verslag samen over het voorgaande boekjaar.
d. Jaarlijks de begroting van de commissie voor het komende verenigingsjaar op te stellen. Hierin worden eveneens de activiteiten – voor zover die bekend zijn – opgenomen. De begroting wordt in het begin van het nieuwe kalenderjaar tegelijkertijd met het financiële verslag besproken en vastgesteld.
e. Het opstellen van een begroting van te organiseren evenementen en andere speciale zaken door de commissie.
f. Bij het neerleggen van zijn/haar functie de financiën en alle bij de functie behorende documenten in goede staat over te dragen aan zijn/haar opvolger.
4. De mogelijkheid bestaat dat één persoon de functie van zowel secretaris als penningmeester voor zijn/haar verantwoording kan nemen, wanneer blijkt dat beide functies niet apart kunnen worden uitgevoerd.
5. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijkse bestuur/DB van de commissie. De verantwoordelijkheden van het DB zijn o.a.:
a. Het DB is het uitvoerende orgaan van het bestuur. In dit kader wordt bijv. de agenda van de commissievergadering opgesteld.
b. Het DB is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken.
c. Het DB is niet gerechtigd besluiten te nemen zonder overleg met de overige commissieleden.
6. Het algemeen lid heeft tot taak:
a. Het vervangen van de hiervoor genoemde bestuursleden bij afwezigheid buiten de commissievergaderingen.
b. Het ondersteunen van de bestuursleden bij hun taken
ARTIKEL 11: VERTEGENWOORDIGING
1. Het dagelijkse bestuur is gezamenlijk bevoegd om de commissie in en buiten rechte te vertegenwoordigen.
2. De voorzitter is bevoegd om de commissie in en buiten rechte te vertegenwoordigen. De commissie kan incidenteel, en wanneer de commissie dit nodig acht onder voorwaarden, andere leden van de commissie de bevoegdheid toekennen om de commissie in en buiten rechte te vertegenwoordigen.
3. Deze vertegenwoordigingen moeten berusten op een door de commissie genomen besluit, waarin de vertegenwoordigingen zijn opgenomen.
ARTIKEL 12: JAARVERSLAG, REKENING EN VERANTWOORDING
1. Het boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december daaropvolgend.
2. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de commissie zodanige aantekeningen te houden dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
3. Het bestuur brengt tijdens de jaarvergadering, die binnen zes maanden na afloop van het boekjaar moet worden gehouden, zijn/haar jaarverslag uit en doet rekening en verantwoording over zijn/haar in het afgelopen boekjaar gevoerd bestuur. Na verloop van de termijn kan ieder lid bij niet nakoming deze rekening en verantwoording in rechte van het bestuur vorderen.
4. Het bestuur van de commissie verstrekt een exemplaar van het secretariële jaarverslag aan alle bewoners.
5. De penningmeester legt tijdens de jaarvergadering al zijn/haar kasgelden, kasafrekeningen, bankafschriften en andere financiële bescheiden voor ieder van de aanwezig zijnde commissieleden ter inzage. De leden geven daaraan al dan niet hun fiat.
6. Het bestuur is verplicht de bescheiden, bedoeld in lid 2 en 3, tien jaar lang te bewaren.
ARTIKEL 13: COMMISSIEVERGADERINGEN
1. De commissie vergadert wanneer het bestuur dit nodig acht.
2. De commissie komt voorts bijeen wanneer de voorzitter dit nodig acht en binnen twee weken nadat tenminste twee leden van de commissie hiertoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek bij de secretaris hebben ingediend.
3. De secretaris roept de commissie bijeen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. Deze moet – behalve in spoedeisende gevallen – samen met de agenda voor de vergadering en eventuele andere vergaderstukken minimaal tien kalenderdagen voor de vergaderdatum worden verzonden.
ARTIKEL 14: AGENDA
1. De agenda van een vergadering wordt door de secretaris, in overleg met de voorzitter, opgesteld. De leden van de commissie hebben ieder het recht onderwerpen te agenderen na overleg met de voorzitter en/of de secretaris.
2. De agenda wordt – met uitzondering van wanneer deze een of meer gevoelige onderwerpen bevat – ter kennis gebracht aan de bewoners via de mededelingenkastjes in de drie toegangshallen van de Componist. De agenda wordt daarin opgehangen een dag na de datum waarop deze aan de leden van commissie is verzonden.
ARTIKEL 15: QORUM
1. Een vergadering wordt alleen gehouden als meer dan de helft van het aantal leden van de commissie aanwezig is of kan zijn. In dat geval stelt de secretaris de overige leden zo spoedig mogelijk op de hoogte van het niet doorgaan van de vergadering en de vastgestelde datum van de eventueel nieuw te houden vergadering met dezelfde agenda. Deze tweede vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal leden van de commissie dat op dat moment aanwezig is.
2. Het DB kan bij spoedeisende zaken een vergadering uitschrijven.
ARTIKEL 16: STEMRECHT
1. Aan elk besluit kan het bindend karakter worden gegeven door een met tenminste twee-derde van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van de vergadering, genomen tijdens een vergadering waarin tenminste twee-derde van de leden is vertegenwoordigd.
ARTIKEL 17: GEHEIMHOUDING
1. De leden van de commissie zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie over individuele personen, die zij in hun hoedanigheid als lid van de commissie vernemen en waarvoor zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden. De geheimhoudingsplicht duurt voort na het einde van het lidmaatschap van de commissie.
ARTIKEL 18: FINANCIËN
1. De inkomsten van de commissie bestaan uit: subsidies, giften, donaties, sponsorbijdragen en andere financiële bijdragen.
ARTIKEL 19: ONTBINDING
1. De commissie kan worden ontbonden door een besluit van een bijzondere vergadering. Tijdens deze vergadering wordt het ontbindingsbesluit en de wijze van de uitvoering ervan vastgesteld.
2. De ontbinding vindt plaats tijdens een definitieve opheffingsdatum.
3. Het besluit wordt door de vergadering beslist met inachtneming van het bepaalde in artikel 16 – 1.
4. Over de bestemming van het batig saldo wordt door de vergadering beslist, met inachtneming van het bepaalde in artikel 16 – 1.
ARTIKEL 20: SLOTBEPALINGEN
1. Wanneer er in de commissie onenigheid ontstaat over de uitleg van dit Reglement, wordt de zaak voorgelegd aan een Algemene Bewonersvergadering. Deze neemt ten aanzien van de voorgelegde kwestie een beslissing die bindend is.
2. In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet, beslist de commissie.
3. Dit Reglement kan door de commissie worden gewijzigd.
Dit Reglement is door het bestuur van de Bewonerscommissie de Componist opgemaakt 1 september 2024 besproken en becommentarieerd tijdens de commissievergadering van d.d.……….. en, na te zijn gecorrigeerd en aangepast, goedgekeurd door de leden tijdens de jaarvergadering te Den Haag d.d…………
……….., voorzitter: …………., secretaris:
